Gestione del magazzino efficace: 6 errori comuni da evitare e come risolverli (punti 5 e 6)

E dopo layout poco ragionato, gestione approssimativa dell’inventario, processi di picking inefficienti e mancanza di monitoraggio delle performance, ecco infine gli ultimi errori da evitare, per disporre di un magazzino davvero ottimizzato.

La manutenzione delle attrezzature e la formazione del personale sono infatti altri due insospettabili colpevoli di costi nascosti, inefficienze operative e, in ultima analisi, una perdita di competitività.

In questo ultimo approfondimento vedremo:

• 5. Trascurare la manutenzione di attrezzature e infrastrutture: Analizzeremo i rischi e i costi nascosti della mancata manutenzione di carrelli e scaffalature, e vedremo come un piano preventivo sia un investimento essenziale per garantire sicurezza e continuità operativa.
• 6. Formazione del personale insufficiente o trascurata: Scopriremo come la formazione sia un pilastro per l’efficienza. Discuteremo l’impatto di un team non preparato e le soluzioni pratiche per ridurre errori, aumentare la produttività e valorizzare il personale.

5. Trascurare la manutenzione di attrezzature e infrastrutture

Un magazzino efficiente si basa anche sull’affidabilità degli strumenti di lavoro e della struttura fisica. Un errore costoso, e per di più potenzialmente pericoloso, è la scarsa o del tutto assente manutenzione preventiva per elementi critici come carrelli elevatori, scaffalature, baie di carico, sistemi di illuminazione, portoni industriali e altre infrastrutture fondamentali del magazzino.

Troppo spesso, infatti, si interviene solo “a guasto avvenuto”, in emergenza, con un aumento dei costi di manutenzione, e l’interruzione della normale operatività aziendale.

Impatto negativo di attrezzature e infrastrutture non aggiornate e manutenute:

• Fermi macchina imprevisti e costosi: un’attrezzatura (come un carrello elevatore) che si rompe improvvisamente può bloccare intere aree operative o processi critici (come il carico/scarico), causando ritardi significativi, interruzioni del flusso e costi di riparazione urgenti, spesso più elevati del normale per reagire in tempi brevissimi.
• Aumento dei costi di riparazione straordinaria: le riparazioni d’emergenza, oltre a causare disagi operativi, sono quasi sempre più costose della manutenzione programmata, sia per i pezzi di ricambio che per la manodopera (spesso richiesta fuori orario).
• Riduzione della vita utile delle attrezzature: la mancanza di cura e di interventi preventivi accelera l’usura dei macchinari e delle strutture, costringendo a sostituzioni anticipate che rappresentano un investimento significativo.
• Rischi significativi per la sicurezza: scaffalature danneggiate o instabili, carrelli con sistemi di sicurezza difettosi, scarsa illuminazione, portoni mal funzionanti rappresentano un serio pericolo per gli operatori, aumentando il rischio di incidenti sul lavoro con conseguenze umane e legali gravissime.
• Rallentamenti generali della produttività: anche piccoli malfunzionamenti o infrastrutture non ottimali (es. illuminazione insufficiente) possono, se trascurati, impattare sull’efficienza complessiva e sul comfort degli operatori.

Soluzioni pratiche per la manutenzione di attrezzature e infrastrutture:

• Piano di manutenzione preventiva programmata: definisci un calendario di interventi di manutenzione regolare (controlli, lubrificazioni, sostituzione componenti usurati) per ogni attrezzatura e infrastruttura critica. Basati sulle indicazioni dei produttori, sull’intensità d’uso e sull’esperienza accumulata.
• Registrazione degli interventi: tieni un registro dettagliato di tutte le manutenzioni effettuate, ordinarie e straordinarie. Questo registro aiuta a monitorare lo stato di “salute” delle attrezzature, a prevedere guasti, a stimare la vita utile residua e a pianificare interventi futuri.
• Controlli giornalieri/settimanali da parte degli operatori: forma gli operatori a effettuare rapidi controlli visivi e funzionali delle attrezzature che utilizzano all’inizio di ogni turno (es. stato di pneumatici, freni, luci dei carrelli elevatori; integrità delle scaffalature nelle aree di passaggio frequente) e a segnalare tempestivamente qualsiasi anomalia al responsabile della manutenzione.
• Budget dedicato: alloca risorse finanziarie specifiche e sufficienti per la manutenzione preventiva e per la sostituzione tempestiva di componenti usurati o attrezzature che hanno raggiunto la fine della loro vita utile. Considera la manutenzione non come un costo, ma come un investimento nella sicurezza, nell’affidabilità e nella produttività.

6. Formazione del personale insufficiente o trascurata

Operatori di magazzino che non ricevono una formazione adeguata e continua sulle procedure operative standard, sull’uso corretto delle attrezzature (carrelli elevatori, transpallet, terminali), sulle fondamentali norme di sicurezza o sull’utilizzo dei software gestionali implementati rappresentano un anello debole nella catena logistica.

Impatto negativo di una formazione carente:

• Maggiore incidenza di errori operativi: errori nel picking, nello stoccaggio, nell’imballaggio e nella spedizione sono più frequenti quando il personale non è adeguatamente formato.
• Bassa produttività e inefficienze: il personale non adeguatamente formato lavora più lentamente, con meno efficacia e può generare colli di bottiglia.
• Aumento del rischio di infortuni: la mancata conoscenza delle norme di sicurezza e dell’uso corretto delle attrezzature può portare a incidenti, danneggiamento di merci e attrezzature stesse.
• Demotivazione e alto turnover: un personale che non si sente supportato, formato e valorizzato è meno coinvolto, meno produttivo e più propenso a cercare altre opportunità lavorative.
• Difficoltà nell’implementare miglioramenti: l’introduzione di nuove procedure o tecnologie incontra resistenza e risulta meno efficace se il team non è preparato e coinvolto.

Soluzioni pratiche per una formazione efficace del personale:

• Programmi di onboarding e formazione continua: prevedi sessioni di formazione iniziali complete per i nuovi assunti e programmi di aggiornamento periodici per tutto il personale, specialmente quando si introducono cambiamenti di processo, nuove tecnologie o normative.
• Procedure scritte e accessibili: redigi manuali operativi chiari, semplici, magari supportati da immagini o video, e facilmente consultabili (anche in formato digitale) che descrivano i processi chiave e le best practice.
• Formazione pratica (On-the-Job Training): affianca i nuovi operatori o quelli che necessitano di aggiornamento a personale esperto e qualificato (tutor interni) per un apprendimento diretto sul campo.
• Focus sulla sicurezza: organizza corsi specifici e regolari sulla sicurezza in magazzino, sull’uso corretto dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) e sulle procedure di emergenza.
• Coinvolgimento e feedback: rendi il personale partecipe dei processi di miglioramento, chiedendo feedback e suggerimenti. Spesso le idee più brillanti e le soluzioni più pratiche vengono da chi vive il magazzino ogni giorno.

 

Evitare gli errori comuni, o correggerli nel più breve tempo possibile, è fondamentale per trasformare il magazzino da un semplice costo operativo a un vero e proprio centro di valore strategico per la tua azienda. Prendi spunto da queste indicazioni, frutto della nostra esperienza quotidiana sul campo, per analizzare con occhio critico la tua situazione attuale. Ricorda, anche piccoli miglioramenti, se implementati con costanza e supportati da una visione chiara, possono fare una grande differenza nel rendimento complessivo della tua logistica e, di conseguenza, sulla redditività e sulla reputazione della tua azienda.

 

E se le criticità nel tuo magazzino ti sembrano troppo complesse per affrontarle da solo, noi di BSB Logistica siamo specializzati nell’aiutare le aziende a ottimizzare la gestione del magazzino e l’intera supply chain. Con i nostri magazzini situati strategicamente a Milano, Lissone e Piacenza, pronti a servire tutto il Nord Italia (e non solo), e la nostra capacità di offrire consulenza su misura direttamente presso la tua sede in tutta Italia, attraverso il servizio “BSB Logistica a casa tua”, possiamo fornirti il supporto pratico e tutta l’expertise di cui hai bisogno.”