Gestione del magazzino efficace: 7 errori comuni da evitare e come risolverli (punti 1 e 2)

Chi lavora ogni giorno in un magazzino o ne segue la gestione sa che basta poco per mandare in crisi un’intera catena logistica. Una fornitura che arriva in ritardo, un’etichetta sbagliata, un pallet messo nel posto sbagliato… e il sistema si blocca. Non si tratta solo di errori operativi: spesso sono sintomi di una gestione che, col tempo, ha perso efficienza.

In questo articolo parliamo di due tra i 7 errori più frequenti che nei nostri trent’anni di esperienza abbiamo visto ogni giorno nei magazzini delle PMI e delle grandi aziende. Che si tratti di magazzini gestiti internamente o in outsourcing, queste criticità vanno conosciute e affrontate con metodo: questi errori costano tempo, clienti e margini, e correggerli può fare la differenza tra un magazzino che “funziona” e uno che crea vero valore.

In questo articolo vedremo:

• 1. Layout del magazzino non ottimizzato: vedremo perché un layout disorganizzato è un errore costoso, e come ottimizzarlo attraverso l’analisi dei flussi, la progettazione razionale delle aree e l’uso intelligente dello spazio per migliorare l’efficienza.
• 2. Gestione approssimativa dell’inventario: analizzeremo i rischi di un inventario impreciso, come le rotture di stock e il sovra-stoccaggio, e presenteremo soluzioni pratiche come l’inventario ciclico e l’uso di tecnologie come codici a barre e sistemi WMS per avere dati sempre affidabili.

1.      Layout del magazzino improvvisato o non ottimizzato

Spesso, la disposizione fisica delle merci, delle aree di lavoro (ricevimento, stoccaggio, picking, imballaggio, spedizione) e dei percorsi interni è frutto dell’abitudine o di decisioni estemporanee. In molte realtà, il magazzino “cresce” in modo spontaneo, seguendo l’aumento dei volumi o l’introduzione di nuove referenze, senza mai rimettere in discussione la logistica interna nel suo complesso.

Un layout di magazzino disorganico o non studiato in funzione dei flussi logistici è quindi uno degli errori di gestione più comuni e costosi.

Corridoi troppo stretti o tortuosi, ubicazioni disposte senza una logica di rotazione, aree di picking distanti dalle zone di spedizione, scaffalature inadeguate o mal posizionate o ancora, un utilizzo inefficiente dello spazio verticale: sono tutti elementi che aumentano i tempi di movimentazione, il rischio di errori e il carico di lavoro degli operatori.

Impatto negativo di layout di magazzino non ottimizzati:

• Perdita di tempo: la ricerca e la movimentazione delle merci  richiedono più tempo, con un aumento dei tempi di permanenza della merce a magazzino e delle attività di carico/scarico.
• Aumento dei costi di manodopera: percorsi più lunghi e non ottimizzati si traducono in ore di lavoro aggiuntive, e il personale è una delle voci di costo più elevate nella determinazione dei prezzi del servizio logistico.
• Maggior rischio di errori: un layout confuso aumenta la probabilità di errori e di danneggiamento della merce in fase di prelievo, poiché complica la gestione e la verifica delle scorte d’inventario.
• Potenziali pericoli per la sicurezza degli operatori.

Soluzioni pratiche per ottimizzare i layout di magazzino:

Un layout efficiente riduce i tempi di prelievo anche del 30% e migliora sensibilmente la produttività complessiva del magazzino. Il nuovo layout di magazzino e produzione, però, deve tenere in considerazione una serie di analisi:

• Analisi dei flussi e dell’ABC. L’ottimizzazione comincia dalla mappatura dei flussi attuali delle merci. Applicando l’analisi ABC (o di Pareto) si identificano i prodotti ad alta, media e bassa rotazione, posizionando quelli a maggiore movimentazione (classe A) nelle zone più accessibili e vicine alle aree di spedizione.
• Definizione dei KPI di layout. La definizione di identificatori chiave di performance come il “tempo medio di picking per riga d’ordine” aiutano a verificare l’efficacia del layout attuale e guidare le modifiche.
• Progettazione razionale. Occorre quindi definire le zone dedicate per ogni attività (ricevimento, stoccaggio per tipologia, picking, imballaggio, spedizione), ciascuna con scaffalature adeguate al tipo di merce, peso, volume e frequenza di movimentazione. Anche i percorsi da e per queste aree devono quindi a loro volta essere ottimizzati per ridurre incroci e distanze (ad esempio implementando un flusso a “U”).
• Sfruttamento verticale. Se la struttura di magazzino lo consente (i cosiddetti “magazzini verticali”), si può valutare l’installazione di soppalchi e/o scaffalature a sviluppo verticale per massimizzare lo spazio disponibile per lo stoccaggio a magazzino.
• Segnaletica chiara. Un magazzino ottimizzato è un magazzino dotato di un sistema di etichettatura ben visibile per scaffali, corsie e zone. La segnaletica (verticale od orizzontale a pavimento) facilita infatti l’orientamento, la localizzazione rapida delle merci e la sicurezza.

A volte, anche un semplice re-layout di una singola zona critica, come quella del picking degli articoli più venduti, può portare benefici immediati e misurabili.”

2.      Gestione approssimativa dell’inventario

Un inventario non aggiornato, con differenze significative tra le giacenze fisiche a magazzino e quelle registrate a sistema, è una delle principali fonti di inefficienza logistica. Spesso, la causa risiede nell’assenza di procedure strutturate: non vengono eseguiti controlli ciclici, il carico/scarico non è automatizzato, oppure si utilizzano fogli Excel non condivisi e soggetti a errore umano. Tutto questo mina la credibilità dei dati e genera decisioni errate a catena, compromettendo l’intero flusso

Impatto negativo di un inventario incoerente:

• Rotture di stock (out-of-stock): tra le conseguenze più gravi di una tenuta approssimativa dell’inventario vi è l’impossibilità di soddisfare gli ordini dei clienti. Questo comporta una perdita di vendite, un danno d’immagine e clienti insoddisfatti che potrebbero rivolgersi alla concorrenza (e restare fedeli a essa).
• Sovra-stoccaggio (overstock): di contro, eccessive quantità di merce per far fronte all’incertezza sulle giacenze a magazzino immobilizzano capitale che potrebbe essere investito altrove, aumentano i costi di stoccaggio (spazio, assicurazione) e il rischio di obsolescenza dei prodotti.
• Perdita di tempo: non da ultimo, la ricerca continua di articoli che risultano a sistema ma sono “scomparsi” fisicamente rappresenta un costo (anche non indifferente in alcuni casi) in termini di tempo.
• Riduzione della capacità di risposta: in periodi di picchi di domanda, quindi, un magazzino disorganizzato rischia di non reggere il carico dei flussi operativi.

Soluzioni pratiche per una tenuta puntuale dell’inventario:

• Procedure standardizzate: definire e implementare delle procedure chiare e condivise per il carico e lo scarico delle merci, oltre che per la registrazione di ogni movimento di magazzino, riduce il rischio di errori (umani e non).
• Inventario ciclico (cycle counting): invece di affidarsi a un unico (e spesso impreciso) inventario annuale, introdurre controlli regolari e programmati su piccole porzioni di magazzino permette di identificare e correggere le discrepanze più rapidamente, prima che le inefficienze rischino di propagarsi.
• Tecnologia di supporto: l’adozione di codici a barre o, per una maggiore automazione, di etichette RFID per l’identificazione univoca e rapida dei prodotti riduce drasticamente gli errori di inserimento manuale. Quando questi, inoltre, sono supportati da un software WMS (Warehouse Management System – un sistema gestionale di magazzino), è possibile tracciare le scorte in tempo reale, gestire le ubicazioni e migliorare l’accuratezza generale.

Il primo passo è tracciare con precisione il 20% di articoli che generano l’80% delle movimentazioni (secondo il principio di Pareto). Questo darà già un grande controllo sulla maggior parte del flusso.

 

La gestione del magazzino non può essere affidata all’improvvisazione: anche piccole inefficienze strutturali o operative possono generare costi elevati, rallentare i flussi e compromettere la qualità del servizio. Intervenire su questi aspetti significa rafforzare l’intera supply chain, migliorare la customer experience e difendere la redditività aziendale in un mercato sempre più competitivo.

Per questo puoi affidarti ai nostri magazzini di Lissone, Milano e Piacenza per una logistica in outsourcing efficiente, con layout ottimizzati e una gestione inventariale precisa e tracciabile. Oppure contattaci per una consulenza logistica su misura: analizziamo processi, spazi e flussi per ottimizzare anche la tua logistica interna.

Perché una logistica davvero efficiente non si ferma al layout o all’inventario: anche un picking disorganizzato e un monitoraggio parziale delle performance, oltre a manutenzione delle infrastrutture e mancata formazione del personale possono compromettere l’intero sistema. Nei prossimi articoli approfondiremo anche questi aspetti, con soluzioni concrete e dati reali.