Gestione del magazzino efficace: 6 errori comuni da evitare e come risolverli (punti 3 e 4)

Layout poco ragionato e una gestione approssimativa dell’inventario sono due errori comuni che possono generare inefficienze significative nella supply chain.

Non sono però gli unici punti deboli da tenere sotto controllo. In questo secondo approfondimento, proseguiamo il nostro percorso tra le criticità più comuni che, se trascurate, possono minare l’efficienza operativa, far salire i costi e compromettere la soddisfazione del cliente finale.

In questo approfondimento vedremo:

• 3. Processi di picking lenti e disorganizzati: esamineremo perché un picking inefficiente è uno dei costi maggiori in magazzino e come renderlo più rapido e preciso attraverso strategie mirate (come il batch o zone picking) e l’uso di tecnologie che guidano gli operatori.
• 4. Mancanza di monitoraggio delle performance (KPI): scopriremo l’importanza di misurare le performance con Indicatori Chiave (KPI) per prendere decisioni basate sui dati. Vedremo quali sono i KPI fondamentali per un magazzino e come utilizzarli per identificare le inefficienze e guidare il miglioramento continuo.

3.      Processi di picking lenti, disorganizzati e con errori

Il picking (cioè il prelievo degli articoli dagli scaffali) è una delle attività più intense e costose all’interno di un magazzino. Si fa a mano, e questo rende difficile automatizzarlo del tutto. Errori o inefficienze in questa fase si traducono immediatamente in ritardi, costi aggiuntivi e insoddisfazione del cliente in un effetto domino lungo tutta la catena.

Uno degli errori più diffusi è la mancanza di un metodo standardizzato e di procedure chiare. Gli operatori spesso prelevano la merce senza una logica precisa (ad esempio “alla vecchia maniera”, gestendo un ordine alla volta e percorrendo lunghe distanze per pochi articoli, soprattutto in caso di layout di magazzino non ottimizzati), con liste di prelievo cartacee poco chiare o incomplete. Manca inoltre molto spesso una strategia per raggruppare gli ordini o ottimizzare i percorsi di prelievo.

Impatto negativo di processi di picking non ottimizzati

• Tempi di evasione degli ordini dilatati: un picking inefficiente rallenta l’intero processo di preparazione degli ordini. Il cliente attende di più, con ripercussioni negative sulla sua soddisfazione e sulla percezione del servizio.
• Costi di manodopera elevati: il picking è un’attività ad alta intensità di lavoro. Se svolta in modo disorganizzato, richiede più tempo e più personale, facendo lievitare una delle voci di costo più significative in magazzino.
• Alta incidenza di errori: la mancanza di procedure chiare e tecnologie di supporto aumenta la probabilità di prelevare l’articolo sbagliato, la quantità errata o articoli danneggiati, con conseguenti resi, reclami e costi di gestione post-vendita.
• Insoddisfazione del cliente finale: errori e ritardi nelle consegne minano la fiducia nel servizio e possono spingere i clienti a rivolgersi alla concorrenza.

Soluzioni pratiche per ottimizzare i processi di picking

Non esiste una soluzione unica e valida per tutti, poiché diversi possono essere i motivi per cui i processi di picking risultano inefficienti.

Analisi e scelta della strategia di prelievo

A seconda dei volumi d’ordine, del layout di magazzino, delle tipologie di prodotto e dei flussi di uscita (in particolare alla rotazione degli articoli), potrebbero essere possibili diverse strategie di picking, più o meno efficaci a seconda delle configurazioni.

• Batch Picking (Prelievo Multi-Ordine): prevede di raggruppare più ordini simili e prelevare tutti gli articoli necessari per quel “lotto” di ordini in un unico giro ottimizzato, riducendo i percorsi totali.
• Zone Picking (Prelievo per Zona): è una strategia che divide il magazzino in aree, con operatori dedicati al prelievo degli articoli presenti solo nella propria zona di competenza. Gli ordini “viaggiano” quindi tra le zone, ad esempio tramite nastri trasportatori.
• Wave Picking (Prelievo a Ondate): prevede di pianificare finestre temporali specifiche durante il giorno per il prelievo di gruppi di ordini, spesso sincronizzandole con gli orari di arrivo dei corrieri per ottimizzare carico e spedizione.

Digitalizzazione: tecnologie e software a favore della precisione

Un altro modo per ridurre l’errore umano e ottimizzare i prelievi è ricorrere alla digitalizzazione, tramite software e tecnologie di supporto che calcolino in automatico i tragitti più brevi, e guidino gli operatori nelle operazioni manuali.

• Ottimizzazione dei percorsi: utilizza software WMS (Warehouse Management System) o logiche predefinite (es. percorso a serpentina o a “S”) per calcolare i percorsi di prelievo più brevi ed efficienti, minimizzando le distanze percorse dagli operatori.
• Tecnologie di Supporto: valuta l’introduzione di strumenti che guidino l’operatore e riducano gli errori manuali, come terminali portatili (scanner) per la verifica dei codici, sistemi di voice picking (che guidano l’operatore tramite comandi vocali) o soluzioni pick-to-light (luci che indicano dove e quanto prelevare).

4.      Mancanza di monitoraggio delle performance (KPI)

“Non puoi migliorare ciò che non misuri.” Questo principio è fondamentale anche nella gestione del magazzino.

Molte realtà non monitorano in modo strutturato le prestazioni delle diverse attività logistiche. Questo significa non avere Indicatori Chiave di Performance (KPI – Key Performance Indicators) definiti o, se anche esistono sulla carta, non analizzarli regolarmente per prendere decisioni informate e guidare le strategie di miglioramento. Senza dati, ogni decisione è basata su “sensazioni” anziché su evidenze oggettive.

Impatto negativo di performance non monitorate

• Impossibilità di identificare le aree di debolezza: se non misuri i tempi, i costi, gli errori o l’utilizzo delle risorse, non puoi sapere dove il tuo magazzino sta perdendo efficienza o denaro.
• Difficoltà nel valutare l’efficacia delle iniziative: come puoi sapere se un cambiamento nel layout, l’introduzione di una nuova tecnologia o una modifica di processo ha effettivamente portato benefici se non hai dati pre- e post-intervento con cui confrontarti?
• Decisioni basate “a sensazione”: le scelte strategiche relative al magazzino rischiano di essere guidate dall’istinto, dall’abitudine o dall’opinione, anziché da dati concreti, con risultati imprevedibili e spesso subottimali.
• Scarsa visibilità sull’efficienza e sui costi: manca una chiara comprensione dell’efficienza operativa reale e dei costi associati a ciascuna attività di magazzino (ricevimento, stoccaggio, picking, spedizione), rendendo difficile ottimizzare le risorse e la struttura dei prezzi.

Soluzioni pratiche per individuare i KPI e monitorare le performance

Definire i KPI rilevanti

Non tutti gli indicatori di performance sono “chiave”: sono pochi, quelli che riflettono davvero gli obiettivi del magazzino e che sono allineati con la strategia aziendale, ma sono anche quelli più significativi. Tra quelli più utilizzati si riscontrano:

• Accuratezza inventariale (%): la corrispondenza tra giacenze fisiche e quelle a sistema.
• Tempo medio di ciclo dell’ordine: il tempo impiegato dalla ricezione dell’ordine cliente alla sua spedizione, compresi i tempi di carico e scarico della merce.
• Costo per ordine processato (€): il costo totale diviso per il numero di ordini gestiti in un certo periodo.
• Tasso di utilizzo dello spazio di magazzino (%): quanto spazio disponibile viene effettivamente utilizzato per lo stoccaggio.
• Errori di picking (% o numero assoluto): quanti errori si verificano per ogni certo numero di righe d’ordine o ordini processati.
• Ordini spediti in tempo (On-Time Shipment Rate %): la percentuale di ordini che lasciano il magazzino rispettando la data promessa.

Monitorare le performance

• Implementare sistemi di raccolta dati: utilizza il tuo WMS (se presente) o altri strumenti (anche fogli di calcolo ben strutturati e procedure definite, per iniziare) per raccogliere i dati necessari al calcolo dei KPI in modo consistente e accurato. L’automazione della raccolta riduce gli errori.
• Reporting e analisi regolare: crea report periodici (settimanali o mensili, a seconda della frequenza necessaria) che mostrino l’andamento dei KPI nel tempo. Fondamentale è dedicare tempo all’analisi di questi report, discutendoli con il team per identificare trend, cause di eventuali problemi, aree di intervento prioritarie e monitorare i progressi.

 

Non lasciare l’efficienza al caso. Come per il layout e l’inventario, anche il picking e il monitoraggio delle performance richiedono metodo e strumenti adeguati. Solo così puoi ridurre i costi, accelerare le consegne e rendere il tuo servizio più affidabile.

Se ti rivedi in queste criticità e vuoi migliorare davvero, possiamo aiutarti: i nostri magazzini di Lissone, Milano e Piacenza offrono soluzioni di logistica in outsourcing con processi ottimizzati, tecnologie moderne e un monitoraggio continuo delle performance.

In alternativa, possiamo affiancarti direttamente nella tua sede con una consulenza personalizzata: il servizio BSB Logistica a casa tua è pensato per analizzare i tuoi flussi interni, individuare gli ostacoli (anche legati alla gestione del personale o alla manutenzione, di cui parleremo nel prossimo articolo), e costruire insieme un piano di miglioramento concreto.